Ein Bewerbungsgespräch im Restaurant? Vertragsverhandlungen bei Pizza und Rotwein? Das ist nicht unüblich: Viele Selbstständige, Arbeitgeber und Führungskräfte wählen ein nettes Restaurant als Ort aus, um neue berufliche Partnerschaften zu gründen oder vertragliche Details zu besprechen. Ist der Grund für das Treffen bzw. das Essen tatsächlich beruflich veranlasst, kann man einen Teil der Kosten steuerlich absetzen. Doch dabei gelten strenge Regeln, sonst erkennt das Finanzamt die Aufwendungen nicht als Werbungskosten oder Betriebsausgaben an. Worauf Sie achten müssen, wenn Sie Ihr Geschäftsessen absetzen möchten, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.
Strenge Regeln bei Bewirtungskosten
Da bei einem Geschäftsessen auch gerne mal über Privates geredet wird, vermischen sich beruflicher und privater Veranlassungsgrund häufig. Um hier ganz klare Grenzen setzen zu können und da dieser Umstand auch missbraucht werden kann, um von Steuervergünstigungen für ein privates Essen profitieren zu können, gehen die Finanzämter sehr streng und gründlich bei der Prüfung vor. Wenn Sie derartige Betriebskosten absetzen möchten, sollten Sie also sehr gewissenhaft vorgehen und Ihrer Nachweispflicht nachkommen.
Wichtig ist, dass die Personen, die Sie zum Geschäftsessen einladen möchten, betriebsfremd sein müssen. Die Kollegin aus der Abteilung nebenan zum Essen einzuladen, um über gemeinsame Projekte zu reden, und dieses Essen abzusetzen, ist nicht möglich und wird vom Finanzamt nicht als Betriebsausgabe anerkannt.
Neben dem klassischen Geschäftsessen mit einem Geschäftspartner, können Sie als Arbeitgeber auch sogenannte betrieblich veranlasste Bewirtungen absetzen, dazu gehört zum Beispiel eine Betriebsfeier.
Bewirtungsbeleg ist Pflicht!
Geben Sie dem Personal frühzeitig Bescheid, dass Sie einen ordentlichen Bewirtungsbeleg benötigen. Einige Kellner geraten ins Schwimmen bei dieser Forderung und müssen sich bei Kollegen oder dem Chef erst erkundigen, wie die Restaurantkasse einen Bewirtungsbeleg ausstellt. Ein einfacher Kassenbeleg, wie er normalerweise in Restaurants, Bars und Bistros ausgestellt wird, reicht nicht aus, um das Geschäftsessen absetzen zu können. Vielmehr verlangt das Finanzamt einen ausführlichen Bewirtungsbeleg, der folgende Informationen enthalten muss:
- Zweck des Geschäftsessens (z.B. Neukundengewinnung, Bewerbungsgespräch, Vertragsverhandlung bzw. -abschluss)
- Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke
- Einzel- sowie Gesamtpreis der Speisen und Getränke
- Namen der bewirteten Personen
- Datum
- Unterschrift der bewirtenden Person, die das Geschäftsessen absetzen möchte
Häufig sind die Finanzämter nicht ganz so streng bei kleineren Beträgen. D.h. dass sie bei der Prüfung nicht genannte Details wie beispielsweise die Einzelpreise der Speisen und Getränke ignorieren und den Steuerabzug gewähren. Verlassen sollte man sich darauf aber nicht und lieber einen ordnungsgemäßen Beleg einreichen.
Übrigens: Die Quittung muss maschinell erstellt werden und eine Registrier- bzw. Rechnungsnummer enthalten. Darauf muss auch der Name und die Anschrift der Gaststätte sowie die Steuernummer angegeben sein.
Kann ich auch das Trinkgeld beim Geschäftsessen absetzen?
Ja, das ist möglich. Auch das sollte auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden. Ist das Trinkgeld nicht ungewöhnlich hoch, reicht es in der Regel aus, den Betrag handschriftlich einzutragen.
Wie viel kann ich von meinem Geschäftsessen absetzen?
Von dem gesamten Rechnungsbetrag des Geschäftsessens dürfen Sie 70% absetzen, wenn es sich um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung zwischen zwei oder mehr Geschäftspartnern handelt. Die restlichen 30% müssen Sie selbst tragen. Übrigens: Auch die gesamte Vorsteuer ist abzugsfähig.
Bei betrieblich veranlassten Bewirtungen wie der Weihnachtsfeier können Sie 100% der Kosten inklusive Mehrwertsteuer, Trinkgeld etc. absetzen. Haben Sie Ihrem Personal auch Unterhaltungsprogramm geboten und sind sich nun nicht sicher, ob und wie Sie die Kosten absetzen können? Gern prüfen wir Ihren individuellen Fall und beraten Sie, wie Sie vom Steuerabzug profitieren können.
Können Arbeitnehmer Bewirtungskosten absetzen?
Grundsätzlich ist das möglich, allerdings etwas schwieriger zu begründen. Sind Sie als Arbeitnehmer viel unterwegs zum Beispiel als Außendienstmitarbeiter, liegt es nahe, geschäftliche Beziehung auch mal in einem Restaurant vertiefen zu müssen. Bürokräfte beispielsweise haben es da deutlich schwerer. Sie müssen klarstellen und begründen können, warum das Geschäftsessen nötig war, um es absetzen zu können.
Tipps und eine umfangreiche Steuerberatung
Vermeiden Sie Formfehler im Bewirtungsbeleg und geben Sie einen konkreten Grund für Ihr Geschäftsessen an. Dann stehen Ihre Chancen gut, das Geschäftsessen absetzen zu können.
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